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资产管理与财务管理相结合的建议

发布时间:2019-06-04 14:56所属分类:管理论文浏览:189次

固定资产是高校教学、科研和社会服务的物质基础,也是衡量一所高校办学规模和建设水平的重要指标。随着我国高等教育体制改革的不断深入,高等教育愈来愈大众化。国家对高等教育的投资规模越来越大,高校所拥有的固定资产大幅度增加,数量和价值都达到前所未有的规模。固定资产管理水平直接影响学校教学和科研的发展,因此,如何管好用好固定资产、有效防止资产流失、最大限度提高固定资产的使用效率是最现实的问题,具有重要意义。

 

根据财政部的要求,全国高校分别于2000年和2007年2次开展资产清查工作,对各类资产进行全面的摸底盘查。资产清查实际上是对高校资产管理与财务管理工作的验收。资产管理与财务管理的有效结合已经成为高校国有资产管理的重要方向,各高校都在尝试如何提高国有资产管理的效率。基于此,我校资产管理部门、财务部门和信息中心开展合作,共同推进资产管理和财务管理相结合,提高我校国有资产管理水平。

 

1固定资产管理与财务管理的关系

 

高等学校的财务管理包括预算管理、收入管理、支出管理、决算管理、资金管理和资产管理,即资产管理是财务管理的一部分。

 

然而,在实际工作中,财务管理和资产管理并不是简单的包含与被包含关系,资产管理与财务管理有着明显不同的侧重点。资产管理主要是从资产的实物形态进行的一系列管理措施,包括资产购买前的招标、论证以及购买后的验收、使用、维修、报废等管理工作,资产管理是涉及资产整个生命周期的实物动态管理。关于固定资产的财务管理,则更多地偏重价值形态方面的资金流动态管理。

 

资产、财务有时是一个问题的两个方面:财务状况反映的是资产经营结果,资产状况反映的是财务管理水平。当前,国内高校的固定资产管理和财务管理分属不同的管理职能部门:房屋和建筑物由资产处管理;仪器设备和家具由资产处或实验室处管理;图书由图书馆管理;文物陈列品由档案馆管理;财务管理则由财务部门负责。资产管理部门在进行日常管理工作的同时,与财务部门保持紧密联系,各类固定资产账面价值应当与财务部门年度决算报表一致,各类固定资产实物价值应当与账面价值一致。

 

随着国资管理越来越完善,高校资产管理和财务管理也面临新的挑战,各相关管理职能部门之间必须建立协同关系,实现高效管理和优质服务。

 

2资产实物账与财务账不一致问题的分析

 

资产管理与财务管理面临的最大问题是资产实物账与财务总账和明细账不一致,这是高校面临的共同问题。究其原因,可以从如下方面进行分析。

 

2.1非购置来源的资产存在不同管理范畴

 

以仪器设备为例,各高校设备管理部门根据仪器设备管理办法,将捐赠、调入设备纳入固定资产管理范围。但由于不涉及经费问题,这类资产很少在财务部门办理入账手续,导致财务账面上未能如实反映这部分资产的价值。

 

2.2基础建设项目配套资产存在不同管理周期

 

建筑物在建设过程中,一般会配套安装基础设施和家具等资产,如电梯、中央空调系统和办公家具。由于基础设施项目(如大楼)建设周期长,配套设备安装验收后即投入使用,纳入设备管理范围;而财务核算是在基建项目验收后,一般会比设备验收滞后数月甚至数年。由于资产管理周期和财务管理周期的不同,导致资产实物账与财务账不一致。

 

2.3资产分类不统一

 

高校资产管理部门使用的资产分类编码与财务部门资产分类会计科目不一致,尤其是仪器设备的分类。目前高校在资产管理中使用的是教育部高教司编制的《高等学校固定资产分类及编码》,将仪器设备分为仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、行政办公设备共七大类;而财务部门使用的是《高等学校财务制度》,仪器设备只分为专用设备和一般设备两类。

 

因为资产分类不统一,给设备管理部门与财务部门的对账工作带来很大困难,在具体工作中缺乏统一有效的分类统计依据。关于资产分类,目前财政部和教育部沿用不同的分类标准,在每年度的国有资产情况上报工作中,也存在资产分类转换的问题,给国有资产上报工作带来一系列困难。

 

2.4入账时间有差异

 

一般来说,资产使用部门在资产管理部门登记入账后,再至财务部门履行报账手续,就会形成入账时间的差异。在采用手工入账时,这种差异更为明显,有的甚至相差数年。入账时间有差异,资产与财务对账时间节点难以确定,导致对账过程中,很难做到每一笔明细账都相符。

 

2.5资产报废引起的问题

 

目前,资产管理部门集中管理学校资产,需要报废的资产在资产管理部门完成处置和销账后,却难以在财务部门进行对应销账。财务部门需要明确资产入账时的会计科目和固定基金明细,这样才能对相应的会计科目和科研基金进行减值,而这些信息在各资产管理信息系统中是未知的,资产管理部门无法提供报废资产的会计科目和科研基金信息,造成财务部门在资产销账时无法按明细执行。

 

3资产管理与财务管理相结合的建议

 

随着资产管理和财务管理工作的信息化和规范化,资产管理与财务管理应有明晰的对应关系,必须建立更深的合作联系,这是管理规范化的需要,也是管理科学化的体现。

 

3.1建立资产综合管理信息系统

 

目前,高校资产管理部门一般使用相对独立的管理信息系统,如设备管理系统、家具管理系统、房屋管理系统、图书管理系统等。这些信息系统都有明确的服务对象,有针对性地对各类资产进行管理。财务部门使用的财务系统则自成体系,很少涉及资产管理方面的信息,各个资产管理系统与财务系统之间也没有资产信息的交流,相互之间形成信息孤岛。因此,需要建立资产综合管理信息系统,实现资产管理部门和财务部门信息共享,实现资产管理与财务管理的对接。

 

资产管理与财务管理的信息即时共享非常重要,将有助于突破性地实现资产与财务明细账的一致,为实现资产全生命周期管理提供进一步的保障。

 

3.2资产管理和财务管理加强联动

 

资产管理部门和财务管理部门在日常工作中应当建立联动关系,定期核对总账和明细账。根据对账要求,建立资产与财务之间的固定资产和固定基金分类对应关系。由于财政部、教育部以及高校财务制度对固定资产分类不统一,造成仪器设备分类与财务固定资产分类不同,给日常管理工作和年度统计报表上报工作造成一定混乱。在资产管理中缺乏固定基金信息,无法完全与财务部门对应起来,也给固定资产入账后的变更、销账工作带来困难。建立对应关系,理顺资产分类,有助于增进资产管理部门和财务部门的信息互动,提供基础信息保障,为对账工作和资产清查工作提供支持。

 

3.3实行仪器设备折旧

 

仪器设备的服务潜力是有限的,服务潜力会逐渐衰减直至消逝,仪器设备资产的价值也会随着使用年限的增多而减少。当前,高校对仪器设备资产只核算账面原值,没有具体规定各类设备的使用年限,不能按照原值和预计可使用年限对仪器设备计提折旧或减值,不能如实反映设备资产的现状。若将折旧制度引入到财务核算和设备管理中,可以更准确地反映固定资产财务管理情况,有利于控制设备投资规模,防范财务风险。

 

3.4完善资产处置流程

 

《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部令第36号)和《财政部关于中央级事业单位国有资产管理授权审批问题的通知》(财教[2006]282号)都明确规定资产的处置方式包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损以及货币性资产损失核销等,应当严格履行审批手续”。高校的资产处置应当严格执行相关规定,在资产处置批复后,根据批复要求,方可进行资产实物处置,不可在批复之前处置资产。

 

资产实物处置后,资产管理部门进入资产核销环节,通过资产综合管理信息系统与财务信息系统对接,将资产销账业务推送至财务部门,财务部门接收后同步做资产销账。资产销账在资产管理部门和财务部门之间的流转是双向的,财务销账信息会反馈到资产管理信息系统,从而保证资产管理信息系统和财务系统的信息一致,特别是销账日期的一致。

 

4结束语

 

高校资产管理和财务管理应当扩大视角,推进管理创新,构建资产全生命周期管理模型,借助信息化技术,建立资产综合管理信息系统。资产管理部门和财务部门要持续推进合作关系。除此之外,还要与其他相关职能部门建立信息沟通和资源共享,如人力资源管理系统、校园统一身份认证系统、科研管理平台等。资产综合管理信息系统应动态共享这些系统中已有的基础信息,如申请人、保管人、科研项目、经费来源、校园建筑物等信息,更准确地与财务系统实现信息交换,使资产入账、变更、销账的全过程都能够与财务系统同步。资产入账后,资产管理部门应能够对资产的使用人、安置地点、项目情况进行跟踪管理,为开展资产使用情况考评、资产清查等工作打下基础。对于其他职能部门来说,可以利用资产综合管理信息系统准确掌握院(系)甚至教师个人使用的设备基本情况,还可以清楚地了解学校建筑物内安置的设备信息,为职能部门制定政策、项目评审等决策工作提供参考。

 

作者:李霞(上海交通大学实验室与设备处,上海200240)

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