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企业商务管理中直接沟通方式的好处及技巧运用

发布时间:2021-10-20 17:04所属分类:管理论文浏览:98次

        这是学霸论文网精选的管理论文范文,主要从企业商务管理中直接沟通方式的好处及技巧运用展开探讨,在高速发展的知识、经济、社会信息资源开发时代,沟通的过程就是信息生产、信息传播和信息应用的过程。当代经济快速发展,信息技术、网络技术、计算机技术快速发展并广泛运用。世界经济呈网状发展,世界文化的连贯性给人类的生活、思想、企业的经营和领导都带来了影响。

  摘    要: 国际商务活动是一种可以给企业带来经济利益的活动。而商务人员在国外寻求市场、新的供应商和合作伙伴以及在建立相关的公司或合资企业的过程中,都需要具备一定的沟通技巧。而不同文化背景下所需要的沟通方式也不尽相同,主要可以分为直接方式或间接方式。作为专业人士,在礼貌和符合礼仪原则的指导下,信息传送者应该以尊重和真诚的态度,从对方的利益出发,表达出自己所代表团体的意见。在信息的发表上,企业或者相关团队应当根据沟通事宜的具体情况,选择采用直接或间接的方式。在全球化的背景下,企业必须尊重文化差异,认真学习所要接触的企业的文化背景,并采取相应的对策。这样我国企业在国际市场竞争中,才能适应国际商务竞争者和合作者之间的经济环境、文化环境、法律环境等相关情况。在语言上,措辞时应尽量多使用肯定性表达,用符合礼仪的委婉陈述等礼貌策略缓和语气。基于以上思路,本文详细阐述了如何选择间接或直接方法来进行有效的企业商务沟通,以取得竞争优势并获得经营主动权。

  关键词 :     商务沟通;商务管理;企业;礼仪;

  一、直接沟通方式的好处

  在高速发展的知识、经济、社会信息资源开发时代,沟通的过程就是信息生产、信息传播和信息应用的过程。当代经济快速发展,信息技术、网络技术、计算机技术快速发展并广泛运用。世界经济呈网状发展,世界文化的连贯性给人类的生活、思想、企业的经营和领导都带来了影响。而商务信息的生产和传播,尤其是管理活动与商务活动,正将公司企业带进一个全新的领域。管理中的计划、决策、组织、领导、控制,无一不借助信息的流动[1]。畅通的信息流程,就是良好的管理过程。

  万物皆有自己的特点,不同的事情也需要不同的解决方法。在商业交际中,交际双方都带着强烈的目的:希望交际或沟通成功。从管理者的角度来看,沟通是双方企业共同参与的过程[2]。这个过程既要求信息的传递准确性,也要求信息的理解,更要有信息的整理与执行。所以,沟通至少应包括三个层面,即技术层面、心理层面和管理层面。企业人士在沟通中应当特别注意心理层面和管理层面的沟通,因为好的印象是有效沟通的第一步。

  为了帮助商务人士在特定情况下决定采取哪种方法,笔者准备了以下几个问题:(1)你需要立即引起接受者的注意吗?你需要接收者对信息立刻做出反应吗?如果面对的情况紧急或者如果你怕冗长重复的信息可能被人忽略,直接的方法可以帮助你迅速获得读者关注。(2)接收人喜欢直接的沟通方式吗?不同的性格,不同的生活背景,不同的文化背景,都会导致不同的工作习惯,有些接收者喜欢直接的方法。因此,不管情况严重与否,或者你认为对方能否接受,如果你知道对方的习惯,就用对方常用的那种方式。(3)这个消息对接收者的重要性和影响力是什么?对于小场景或常规场景,直接方法几乎是最好的表达方式,双方都不希望在一件很小的事情上花费很长时间。然而,如果接收者对这种情况有情感上的投资或对读者的影响是相当大的,特别是突如其来的紧急状况或者发生对方不会料想到的消息时,间接的方法往往更好。总的来说,对于人们可以理解的,或者可以料想到的,可能接收到的业务情况,直接方法是可以直接运用的。然而,如果你的信息可能会给读者带来冲击,则应当尽量使用婉转的语气,尽可能详细地与对方沟通讲解。

  如何有效地使用直接方法来传达信息。首先应明确什么是传递的直接方法。直接方法通俗来说就是开门见山,使用直接方法就是直接讲出消息的具体情况和做出决定的原因。在开头直说消息可以有两个优点,一是让信息简洁明了,二是允许听众在最短的时间了解到消息的主要思想并收获观点。

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  在书写内容方面,应该注意以下几点。首先,开头表明主旨要尽量简洁,直接方式让接收者能第一时间了解到事件情况,快速的直接反应使信息对受影响的各方更有意义。直接的说明有助于公司保持对事情的某种控制,而不是面对社交媒体或竞争对手时不知所措。同时要注意的一点是,在开始陈述公司信息时,应当评估自己与接收者事件的关系来决定沟通内容。其次,在主体部分,要做的就是解释和阐明你所要表达的事情概括,即阐述的原因。因此,需要在考虑清楚事件的性质的情况下,解释或提醒对方为什么写作,同时提供理由和一定的补充资料。而消息的解释程度取决于信息带来影响的程度。在企业沟通方面,应该保持冷静、专业的语气,要让对方感受得到尊重。而信息要关注的是信息本身而不是个人,一定不要让接收者感受到敷衍。最后,在沟通的结尾,应当以尊重对方商务人士方式来结束信息,并说明未来的企业发展细节和规划。因为不论是哪种商业信息的传达,都旨在与受众保持良好的合作关系。如果合适的话,可以考虑利用自己的时间和资源,寻找机会给你的对方提供一个替代的解决方案。这样做可以保持一个很好的公司形象,对企业未来的合作也有积极影响[3]。但应当避免提供给对方错误的希望,以诚实的态度面对企业的一些不足之处以及应对的相关方法。另外,倘若以书面形式沟通,媒体和渠道的选择至关重要。正确的选择可以是私人谈话,在线发布,甚至是到公开的新闻发布会。

  二、管理沟通技巧的应用

  有时公司经常面临着意想不到的情况,例如:更强劲的企业竞争者出现,以及企业内部的一些重大人事变化,都会对合作伙伴造成一定的影响。因此,除了微小变化的情况外,面对这些问题时,间接方法通常是更好的选择。

  如何使用间接方法来处理消息。不同的背景孕育不同的文化,而文化冲突在企业商务沟通中应尽可能避免。彼此包容、适应是促进双方合作成功的首选。近年来,随着世界经济一体化的深入,新丝绸之路的兴起和互联网的飞速发展,加强了不同文化间商务人员的文化意识,并促进了相互之间的理解与尊重[4]。因此,商务活动沟通人员应该意识到,文化差异是客观存在的。在沟通前要做好调查,用对方的标准来衡量文化合作的可行性,减少偏见和歧视。将自己置身于对方文化的立场,体会到不同文化背景的谈判者在目的、动机、需求、理念上的不同,不仅能收获尊重,也会对商务合作带来惊喜。

  间接方法最大的好处就是帮助接收者为接受公司信息做好准备。这种方法的目的是缓冲,帮助读者接受这种情况。在开头打开一个缓冲区,在你和对方之间建立一些相互的基础。但要注意的是,间接方法并不意味着掩盖拖延公司信息,你应该承担起你自己的责任。在内容结构方面,与直接方法的不同点是,间接方法首先要得出沟通内容的原因,有一个过渡。

  管理中的计划、决策、组织、领导、控制,无一不需要信息的传递。良好的管理过程也体现在信息的有效传达中。怎么样才能更好地与企业员工进行有效沟通呢?有效的沟通应该是双向、多层面的。企业内部上下级之间、各部门之间的相互沟通[5],尤其重要。要让每个员工对企业的管理拥有发言权,能够参与公司决策,甚至自主选择工作时间,都能够使员工感受到企业管理层对员工的重视。而这种企业精神,企业文化将影响企业的命脉。有效的管理沟通能够让企业员工明确工作任务和目标,激励员工更好地实现企业价值,并积极的为之努力。

  对于一个现代企业来说,企业本身便是一个组织,自身内部的任何一个部分的变化可能为企业带来不可逆的变化。企业不仅仅是高级管理者的企业,员工也是企业繁荣的基础。所以员工的沟通参与也是企业应当注意的部分。各个级别部门的协调和统一在很大程度上决定了企业的成功。有了有效的沟通,企业文化才会渗透,企业员工才会被激励。这样,企业或组织的管理水平才会不断提高,企业的绩效也会达到目标,良好的沟通是一个企业取得成功的必经之路[6]。上下级、同级之间的理解和交流,为企业的良好发展提供了动力并扫清了信息沟通障碍。

  三、结语

  商业互信和沟通永远都是公司的立足之本,企业沟通者应当被鼓励额外的沟通。专业人员和公司经常会面临各种各样的情况,应该尽全力对每一个细节作出积极回应。企业人员应该做好万全的准备,向合作方、竞争者以及内部员工以及其他各方发出正确、诚实、有效的沟通信息。无论沟通目的和原因是什么,快速而礼貌地作出常规的回应和信息对每个商业人士来说都是一项重要的技能。了解如何正确地选用直接方式和间接方式来传递沟通内容,将帮助公司更好的发展。

  参考文献

  [1]张艳丽,胡中峰,郑姗姗.“商务沟通与谈判"模块化教学体系构建探析[J].合肥学院学报(综合版) , 2020(3):125-129.

  [2]蔡晨怡,戴昊奇浅谈国际商务沟通的重要性及技巧[J]中国市场, 2019(31):133-134.

  [3]耿建钢.商务活动中的跨文化商务沟通[J].商场现代化, 2014(6):66-67.

  [4]吕博国际商务管理市场下实体店经营的优劣势分析[J]全国流通经济, 2019(36):3-4.

  [5]张元和.国际商务管理中文化差异存在的问题与解决对策[J].科技经济导刊, 2019(10):227.

  [6]冯芷艳,郭迅华,曾大军,等.大数据背景下商务管理研究若干前沿课题[J].管理科学学报, 2013(1):1-9.

 

 
作者单位:辽宁师范大学国际商学院
原文出处:张烨薇.企业商务管理沟通技巧及其应用[J].企业改革与管理,2021(15):51-52.

 

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