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探究高校网络报账“零接触式”的优势和应用策略

发布时间:2020-12-24 18:21所属分类:会计论文浏览:153次

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摘    要: 针对高校传统报账业务中存在的效率低下、信息孤岛、数据壁垒、财务数据利用率低等现象,剖析我国高校网络报账发展问题及其成因,探究高校网络报账发展优势,并按照国家关于高校财务管理信息化建设要求,提出高校“零接触式”网络报账的应用策略,助力各高校建设具有科学、兼容、高效、智慧的服务型财务管理平台。

探究高校网络报账“零接触式”的优势和应用策略

  关键词: 零接触式; 网络报账; 高校财务管理; 信息化建设;

  财务信息化的理想目标是建立并完善智慧财务服务管理平台,即通过构建统一的系统支撑平台和数据库,综合利用互联网、云计算、移动应用等先进技术为领导决策、为广大师生服务。网络报账作为一种数字化财务管理手段,集成互联网优势,可以跨区域、跨时间、跨空间,随时随地的实现财务报账工作处理,从而进行数据融合、业财融合、身份融合,全面提升财务管理效率,更重要的是节省了珍贵的人力资源成本。“零接触式”网络报账包括了“网上报销系统、网上签批系统、凭证影像化系统、自助投递系统、财务接单系统”等创新形式,可以实现“智能感知、智能报销、智能审核、智能决策”功能,大大强化了工作效率,推动高校财务改革最后一公里的跨越。

  一、高校传统财务报账存在的问题及成因

  传统报账工作最为常见的签字难、排队久、经常往返等诸多问题,直接耗费了报账人员的时间与精力。人与人面对面的报账环境,也对报账工作人员造成较大的心理压力和情绪波动影响。
 

  (一)财务报账审核工作效率较低

  高校报账单据的种类繁琐,结合报账业务的不同,分为领款单、借款单、薪酬劳务发放、日常业务及差旅费报销等诸多类型报账单据。传统的报账单据都需要借助手写的形式填写,并且以人工的手段对报账单进行归类,很容易因为人为主观失误,造成报账单据填写错误、计算错误等。[1]

  (二)高校财务核算矛盾日渐增多的要求

  传统报销流程需要填写各种单据或使用PC提单,线下审批签字、打印粘贴交单,周期长、效率低、流程繁琐,财务审核通常由人工完成:发票查验、金额核算、凭证录入、复核校验等工作量大、重复性高且极易出错。在期末和年底的报账高峰期,报账人员数量相对较多,需要等待的时间相对较长,如果由于发票单据不合规、流程不规范、审批不到位等原因遭到退单,大大增加了报账人员的时间成本。同时,财务审核人员既要坚持原则,又要解释沟通,并对补充的单据材料等进行再一次的审核,工作压力极大。这些矛盾导致了每年的部门绩效测评中,财务部门经常得分垫底的情况,工作质和量都无法体现,极大地影响了财务人员的工作积极性。

  (三)财务报账各环节存在信息孤岛数据壁垒

  日常报销是财务管理工作最为基础的业务,其中涉及高校管理、高校业务、高校运行各个层面的信息内容。并且很多高校由于自身规模相对较大,不同部门都具备自身的信息系统和数据库,传统财务报账工作很难将报账数据信息和高校其他部门的系统数据信息进行紧密衔接,信息共享效率非常低,导致报账人员需要在财务管理部门柜台才能进行报账业务处理。[2]财务信息与校内各部门系统信息之间并不共享、存在信息孤岛甚至数据壁垒。

  (四)财务数据利用率低下

  传统模式下财务信息采集标准不统一、数据质量不完整,部分重要原数据丢失,导致财务数据利用率低下。大量纸质发票等原始凭证不仅占据极大空间,而且不易保存,查找困难。项目负责人无法及时了解经费的使用情况和预算执行进度,报账人员不了解报销单据的核算依据,期末财务决算报表无法完全由系统自动生成,相当程度上还依赖人工进行统计分析,造成预算核算决算环节相互割裂,也无法为管理者提供必要的数据支撑和决策支持。

  二、国家与社会对高校财务管理的要求

  高校财务管理工作必须要对财务风险进行严防死守,确保高校资金高效、顺畅运行。[3]推广应用“零接触式”网络报账优化流程,打破高校各部门之间预算、核算、决算等业务相互割裂的局面,形成科学、高效的一体化管理,挖掘数据资产的最大价值,已经成为高校财务信息化建设的未来发展趋势。

  (一)国家层面的信息化要求

  《“十三五”国家信息化规划的通知》提出,围绕贯彻落实“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局,加快信息化发展,直面“后金融危机”时代全球产业链重组,深度参与全球经济治理体系变革,促使社会各个领域紧锣密鼓的开展信息化建设与发展。[4]“信息化是财务管理发展的方向,是促进财务管理基础和财务管理质量的重要措施”。[5]将网络报账系统与财务控制系统、财务管理系统进行调整融合,各项内控制度全部渗透到报账流程当中,全面推进高校财务管理规范化、标准化、流程化、自动化发展,切实有效落实风险管控各项内容。

  (二)社会层面的高质量服务要求

  构建基于数字化校园网络的财务办公体系、构建与校内各业务系统互联互通的信息融合体系、构建实时监督的财务内控体系,为高校各个部门内部管理工作提供真实的数据信息,优化高校内部各个部门管理水平,“让数据多跑腿、让师生少走路”,让报账人员能够随时随地不受限制线上处理报销是高校广大师生的共同诉求。在目前新冠疫情常态化防控的形势下,实现“无带毒传播—无传播审批—无接触审核”尤为重要,这种“零接触式”解决方案也最大程度杜绝了病毒通过人与人面对面传统报账环节传播,解决广大师生身心健康与报账工作效率之间矛盾的最佳方案。

  三、“零接触式”高校网络报账的优势

  网络报账是指借助互联网技术、信息化技术、智能识别技术等手段,实现财务单据填写、凭证提交、领导签批、审核支付等环节的网络化、影像化与标准化,在“零接触式”互联网云上财务系统当中实现传统报账工作目标,并将该体系高效融入到高校财务管理系统当中。

  (一)有利于提升财务报账效率和服务满意度

  “零接触”是网络报账的显着特点,报销全程不用见面,每个审批流转节点都通过短信提醒,与报账人建立良好的互动关系,报账人可以随时查询单据审批状态。这样不仅可以缩短报账周期,切实提高财务报账管理效率,而且大大提升了师生对财务报账服务的满意度。借助网络报账系统标准化的报账流程,报账人在网上填制报销单,并按照格式上传发票等附件图片。系统自动适配审批流程,各级经费负责人将会收到系统通知,在规定的工作时间内对报账人的报账单与凭证进行审批。报账人持审批后的单据到财务处通过“自助投递机”投单,财务审核无误后生成凭证,出纳网银支付给报账人。审核不合格的票据需要退单,财务处将其放置于“自助退单机”,报账人自行取走。

  (二)强化财务预算控制,消除信息孤岛数据壁垒

  高校预算是高校各项工作顺利运行的关键,借助网络报账系统可以按照预设的规章制度和审批流程对报账内容进行规范,对报账金额实施动态化监测与管理,最大程度地实现把控预算支出管理目标。通过对预算管理工作的实时监控,有效降低报账工作对预算的压力,从而真正实现了“三公”支出透明的要求。构建校内各部门业务系统的信息融合体系,加强信息资源共享与业务衔接,实现跨部门业务协同,消除信息孤岛数据壁垒,降低沟通成本和重复工作量,提高资金配置效率和使用效益。

  (三)提高财务数据利用率,降低财务风险

  财务风险是高校财务管理工作最为重要的管控内容之一。区别于传统报账,网络报账通过对凭证、会计档案的影像化,可对原始凭证的获取和文件存档流程进行再造,无纸化办公、电子化存储成为可能。财务数据实现共享存储,数据的存放、传输及查询建立安全、便捷、高效的数据加密、校验、安全认证机制,确保信息传递各方身份的真实性,各项操作在系统内留有痕迹,从而保证财务数据的安全、完整、及时。同时根据管理者的不同需求分析和输出报表,为预算评审、资金执行监管及资源配置等提供决策分析支持。

  四、“零接触式”高校网络报账的应用策略

  随着互联网云时代发展进步,网络报账系统以及信息化财务系统更加完善,并且朝着社会化、移动化、协作化等趋势发展,与各个领域的综合性融合更加深入。借助网络报账系统及其智慧服务平台,能够切实满足高校“预算管理、收支管理、共建共享、互联互通”等诸多需求。

  (一)加大网络报账系统应用宣传

  为了快速实现网络报账系统应用,可以通过对各个部门发送宣传文件、公文流转、微信公众号、QQ群等多重手段大力宣传网络报账系统的优势,并且就网络报账系统的报账使用方式、操作流程、注意事项等诸多内容向广大报账人员进行培训。在开展针对报账人授权审批、查询功能操作规范培训时,要最大程度发挥出新媒体手段,例如,腾讯会议、华为WELINK、钉钉视频教学等,全方位地对网络报账应用流程、规范操作、常见问题及处理方法进行详细解答与广泛宣传。推行报账咨询人员与各二级单位对接、高层次人才“一对一”服务等举措,并出台相关文件给予制度支持。

  (二)搭建高校内部信息共享途径

  信息共享能够充分发挥财务管理价值的优势。在实际开展网络报账系统应用的过程中,必须要构建起网络报账系统与财务预算系统、财务管理系统、高校部门系统之间信息共享平台。通过财务网站、手机APP、微信公众号等各种智能终端,为各部门及广大师生提供准确、即时的财务信息,并将票据识别、生物识别、数字签章等智能技术囊括其中,提升服务体验。借助财务管理系统大数据技术手段,对历史报账数据进行挖掘,推出财务报账综合报告,针对退单集中的主要类型和原因,整理列举减少退单的操作提示。进一步优化预算管理工作,建立校内综合预算和专项项目库,对各单位、各来源资金进行预算的编制、审批、执行、评价等全过程管理,并以此为核心,控制经费支出、监督预算执行,为高校可持续发展夯实基础。

  (三)建立健全网络报账签字审批体系

  网络报账系统当中,最为繁琐、关键的内容便是报账签字审批工作。借助网络报账系统强化报账质量,就应该完善审批签字体系,切实解决“签字难”问题。构建并完善经费网上签字审批模块,并且设置原始票据影像模块、网上审批模块、网上签字模块、结果查询模块,以便于动态化地让报账人看到报账签字审批的进度。在填写好报账单据之后,第一时间借助互联网手段,将报账单据自动推送给所属部门进行审批,审批人可以结合系统提示,对报账单据、报账凭证进行审核,在规定的时间内完成签字审批转换工作。审批签字人可以随时随地借助电脑系统、OA系统、手机APP等形式,随时随地的进行审批,切实强化了财务报账审批签字效率,提升财务报账服务质量与人性化管理水平。

  (四)优化网络报账支付方式

  网络报账系统通过银校互联模式,实现财务无现金报账和网上收款,资金实时到账,减少在途时间,师生报销更为便捷。由于和财务系统无缝对接,出纳无需再录入支付信息,降低人力成本的同时避免涉及现金保管、差错等风险。会计录入支付信息,出纳发起付款交易,体现了岗位监督机制。分级审批机制也加强了大额资金支付的安全性。严格实施资金管理制度,规范资金管理模式,实施不相容职务分离和授权审批制度。此外,高校各部门领导者对部门财务预算、报账工作进行负责,若出现超预算、资金使用管理不当等问题,第一时间对部门管理者进行责权追查。从局部性管理向全局型管理转变,从单纯的事后核算向事前规划、事中监督、事后核算全方位监管转变,严格把控网络报账系统支付安全性与严谨性,对高校资金使用进行有效管理与监控。

  五、结语

  “零接触式”网络报账系统并不只是一个报账软件,更是高校预算控制与成本计量的重要工具。借助网络报账优化流程来实施财务报账工作,可以与高校预算管理系统进行紧密结合,帮助高校实现内部控制管理目标,确保高校各个层面资金运转质量。在信息化时代的当下,信息化技术手段已经全面覆盖社会各个领域,网络报账系统为高效财务报账工作提供了一个高效、安全的渠道,解决了财务报账数量大、报账信息审批缓慢、财务收支不平衡等诸多问题。互联网远程系统处理手段,又可以动态化进行财务核算,结合高校的预算情况、历史报账情况进行财务管理与内部控制管理以及大数据分析。网上支付还能够提升支付速度,避免人为潜在的支付风险,切实强化财务管理工作的成本开支控制,实现高校财务集中管理与监控。
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  参考文献

  [1] 李艳萍.规范费用报账管控提升高校财务管理水平的意义[J].环球市场信息导报,2018(41):54-55.
  [2]杨顺松.关于高校财务共享中心集中化报账问题的思考[J].财经界,2019(25):194.
  [3]阎玉伟.探讨精细化管理在企业财务管理中的应用[J].中国商论,2018(4):109-110.
  [4]杜国芳,敖艳丽,冯雯.网络报销在高校推广应用中的障碍及对策研究[J].河北企业,2019(2):36-37.
  [5]张金凤.优化费用报账流程加强企业财务管理[J].全国流通经济,2020(5):79-80.


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