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关于文秘行政管理能力培养

发布时间:2021-04-15 11:48所属分类:行政管理浏览:84次

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 摘    要: 当前,企业对文秘岗位的重视程度逐渐提升,主要原因是一名能力素质过硬的文秘可以切实提高企业的办公效率,并且能够在企业各个部门之间的沟通联系中发挥桥梁作用。然而,多数企业只是把文秘等同于文职人员,并未充分发挥文秘岗位在行政管理工作中的作用。出现这种情况的原因主要有两点:首先,文秘的行政管理能力不够高;其次,企业在一定程度上缺乏对文秘行政管理能力的培训。

关于文秘行政管理能力培养

  关键词: 文秘; 行政管理; 能力; 培养;

  Abstract: At present, enterprises gradually attach importance to the secretarial position, the main reason is that a competent and qualified secretary can effectively improve the office efficiency of enterprises, and can play a bridge role in the communication and contact between various departments within the enterprises. However, most enterprises just equate the secretary with clerical staff, and do not give full play to the role of secretarial position in the administration work. There are two main reasons for this situation: firstly, the secretary's administrative ability is not high enough; secondly, the enterprises lack the cultivation of secretary's administrative ability to a certain extent.

  Keyword: secretary; administration; ability; cultivation;

  1、 引言

  文秘岗位在企业的运行中能够发挥出巨大的作用,不仅能够传达上级安排的各种指示和下级反馈的工作进度,还可以快速地推动企业各项规章制度的建立和健全,同时,能够促进企业按规划快速发展,使得企业的管理水平得到切实有效的提升。怎样培养文秘的行政管理能力,已经成为企业迫切需要解决的问题,必须注重文秘行政管理能力的培养,发挥出文秘的重要价值。
 

  2 、文秘的含义和职业特点

  本文所阐述的文秘工作人员,具体的工作主要有文字的书写和日常事务的接待。文秘的职业性特点是非常强的,对于文书的写作能力有特别专业的要求。文秘职业还具有能力多样性的特点。文秘工作人员必须具备极强的语言表达能力,以及出众的社会交际能力。此外,文秘职业具有公共性特点,文秘的工作涵盖了企业的全部方面,包括各项对外事务的处理、公关及接待、各个部门工作之间的沟通和组织协调等,因此体现了明显的公共性。

  3 、文秘行政管理能力培养的意义

  3.1 、有利于文秘工作效率的提高

  开展文秘行政管理能力的培养可以使文秘人员学到更多工作上的方法和技巧,提升多方面能力。在平时的工作当中,文秘人员能够对学到的行政管理工作的方法和技巧加以应用,进而可以有效地提高工作效率。文秘经常被当作文职人员,不能得到更多关于行政管理能力的培养,于是主要被安排一些基础的办公室工作,这非常不利于提高文秘的工作效率。

  3.2 、有利于文秘书写能力的增强

  文秘经常从事非常多的书写工作,因为没有得到多方面能力的培养,经常会出现文秘书写能力比较差,进而导致内容不落地和空洞的问题。进行有效的行政管理能力培养之后,可以显着提升文秘的理论知识的深度和广度,从而使文秘的书写能力得到提高,进而能够更好地体现出文秘在书写内容优化方面的价值。

  3.3、 有利于文秘服务意识的强化

  文秘工作具有一定的特殊性,其经常只为了快速完成领导交办的工作任务,而忽略了文秘应具备的服务意识。通过加强对文秘行政管理能力的培养,可以对企业内部管理关系进行非常清晰的区分,进而使其树立服务第一的理念。

  4 、文秘行政管理能力培养的措施

  4.1、 加强行政管理知识培训

  文秘行政管理能力的培养当中,最基础的就是加强行政管理知识的培训,从基础知识上提升文秘的行政管理能力。

  一方面,可以采取集体上课培训的方式来进行。由企业人资部门来进行行政管理知识培训相关课件的制作,并交由专门的培训老师来进行接下来的课程培训,在课程中让文秘学到更多行政管理知识,从根本上提升其行政管理能力。在文秘完成所有课程的学习之后,必须进行考试以检查文秘人员学习的成果,考试不合格的文秘将仍参与行政管理知识培训直至合格,同时,要切实落实好对培训考核过程的监督。

  另一方面,利用轮岗培训的方法来进行。由企业选出一部分行政管理能力比较突出的负责人,作为培训的讲师,之后合理制定一套轮岗培训计划并落实培训,提升文秘人员的行政管理能力。轮岗培训可以实行责任制,培训管理人员对文秘行政管理知识的考核负责,并与绩效挂钩,所负责文秘考核成绩良好的进行一定的物质奖励,反之,所负责文秘考核成绩较差的进行相应的处罚。

  4.2 、搭建行政管理技能实践平台

  企业不仅要进行行政管理能力知识方面的培训,还要从实践方面进行培养。企业要进行行政管理技能实践平台的建设,让文秘在实践平台上进行实践。

  一方面,结合企业的现实情况,给予符合规定标准的文秘工作人员相关的实践岗位,使他们进行行政管理技能实践。在实践过程中,员工可以发挥自己的主动性和积极性,开展行政管理工作,从而在实际工作中培养文秘的行政管理能力。企业选定负责人对文秘在行政管理实践岗位上的具体工作表现进行绩效打分,结合文秘在实际岗位工作开展上出现的缺点,进行相应的经验传输,切实实现文秘行政管理能力的提升。

  另一方面,企业每年要结合实际情况,定期组织行政管理技能比赛,进行知识竞赛和实战模拟。在比赛过程中,把文秘工作人员分成若干个小组进行比赛,由企业来制定比赛规则,分配小组任务,最终得分最高的小组为比赛冠军。文秘工作人员能够通过行政管理技能比赛来对行政管理知识进行熟悉和实践,通过队员之间的沟通交流和配合来完成任务。通过行政管理技能大赛,既可以为行政管理人员提供一个实践行政管理工作的平台,还可以让文秘人员全面认识到自己在行政管理工作上的缺陷。然后在后期的实际工作中不断地学习和提高,进而实现文秘行政管理能力的培养目标。

  4.3、 建立行政管理经验交流机制

  行政管理能力能够通过互相交流经验来培养。对于企业来说,建立行政管理经验交流机制,从而全方位地提高文秘的行政管理能力,能够有效提升其工作效率。

  一方面,企业通过各种互联网平台建立起行政管理相关经验的沟通平台,例如,微信交流群、百度贴吧、微博话题圈、钉钉群组、OA群组等,借此进行行政管理经验的交流。企业的文秘工作人员能够在这些平台当中进行实时的行政管理经验交流和分享。通过这种渠道来获取有用的行政管理知识和技能,在一定程度上弥补自己在从事行政管理工作中出现的问题,通过同事间的沟通交流,进而实现行政管理能力的培养和提升。

  另一方面,企业每年定期组织行政管理沟通分享活动。企业利用交流座谈会、经验讨论会等各种形式的行政管理沟通分享活动,提高文秘在行政管理方面的知识水平和经验储备。文秘通过参与多种多样的行政管理经验沟通分享活动,可以切实提升自身的行政管理能力。

  4.4 、明确定位文秘的行政管理职能

  现如今,大部分企业的文秘经常从事文职工作,不能够全面地展现出文秘的职能和职业特性,导致文秘行政管理工作难以发挥作用。对于实现文秘行政管理能力培养的目标来说,必须明确定位文秘的行政管理职能。首先,必须给予文秘岗位一部分行政管理权力。在企业确定好文秘的行政管理职能基础上,在日常的工作职责范围内,文秘可以行使行政管理的权力,推进相关行政管理工作。

  例如,企业专题会议的组织和召开、活动的组织分工和开展、办公室环境专项问题的整改。通过给予文秘工作人员一些行政管理权力,使文秘在行使管理权力的过程中,提高行政管理水平和能力,从而培养文秘的行政管理能力。其次,制定文秘行政管理工作的绩效考核制度。因为相关制度的不完善以及职责划分的不明确,导致文秘工作局限于基础的文职内容,使得文秘的行政管理价值无法发挥。结合文秘行政管理能力的培养,在日常的工作中制定出一套行政管理工作绩效考核办法,奖励行政管理工作中表现出色的文秘,反之,对工作成效不佳的文秘进行一定的处罚。通过基于绩效考核的奖惩,能够充分地激发文秘的工作积极性,使工作人员在企业中努力作出贡献,更加深入地参与行政工作,使行政管理工作的效用最大化。

  5 、结语

  当前,对于越来越激烈的市场竞争,甚至企业将来的持续快速发展来说,对文秘进行行政管理能力的培养意义重大。企业必须结合文秘工作的具体情况,利用科学合理的方法进行文秘行政管理能力的培养,不仅要从行政管理专业知识方面进行培训,还要从行政管理工作的实践和经验交流等方面进行有效培养,从而充分发挥文秘工作人员的作用和价值。
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  参考文献

  [1] 费勇军.浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径[J].山西经济管理干部学院学报,2020,28(1):7-10.
  [2] 王光华.基于工作场景化的文秘专业“321”人才培养模式创新和实践[J].秘书之友,2019(10):31-35.

 

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