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浅析老年大学档案管理

发布时间:2021-06-02 11:16 作者:原创 浏览:234

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 摘    要: 老年大学中的档案是学生综合发展的主要记录。随着医疗条件和生活质量的提升,我国人口老龄化问题突显,老年大学是丰富老年群体文化生活和顺应人口老龄化的重要体现。老年大学档案是记录学校发展的主要载体,文章针对老年大学的档案管理特点,研究开展档案管理工作的具体策略。

浅析老年大学档案管理

  关键词: 老年大学; 档案管理; 管理策略;

  我国老年人口持续增加,如何让老年人安度晚年,成为当前面临的主要问题。老年大学可以满足老年人生活和娱乐需求。截至2018年,我国老年大学达到7万所,老年人在学校中不仅可以丰富文化生活,还可以掌握生活技能。在老年学生快速增加的情况下,对档案管理提出新的要求,档案管理工作面临较大难题。本文针对档案管理工作提出具体策略,主要目的是为老年人提供高质量的服务,便于各种信息的搜索查询。

  一、老年大学档案管理的主要特点

  (一)信息更新速度较快。

  相较普通高校,老年大学主要进行短期学习和培训,老年人根据自身兴趣爱好确定对应的课程,设置课程的类型比较多,另外,老年大学的成员比较复杂,人员变动速度比较快,这些情况直接导致信息采集和入档工作困难,老年大学的学生并非同时入学,将根据学生的生理素质、心理素质和知识储备展开考核,确定每个人需要培训的课程。老年大学毕业的学生比较少,但专业的种类比较多,需要对不同专业学生的信息实行录入和备案。受到专业课程多和人员构成复杂等因素的影响,导致档案管理信息更新速度较快。信息的不断更新加大了信息处理的难度。
 

  (二)传统纸质占主流。

  在档案管理过程中,传统档案管理被现代化管理方式替代。我国大部分老年大学开展档案管理的过程中,纸质化管理仍占据主体。老年大学开展档案管理应用信息化技术的手段较大,但是大部分老年大学并没有真正实行信息化管理,产生这一情况的原因主要有三个方面:1.管理人员没有掌握网络技术,并且接受网络技术的程度较低,习惯性采取纸质档案;2.老年学生缺少应用网络信息的习惯与思维,大部分老年学生不能自主利用信息管理平台查阅和上传档案信息;3.老年大学的经费有限,主要是地方政府拨付和社会捐助,致使老年大学构建数字化档案管理的经费问题突显。

  (三)缺少专业化的管理人员。

  高素质、专业化的管理人员是保证档案管理的重要保障。现阶段,在档案管理的过程中,严重缺少专业化的管理人员。2015年调查A老年大学档案管理人员中显示,受访110名管理人员中全日制本科人员为30人,专业人数41人,管理人员中有35%没有接受过正规的管理培训。缺少专业化的管理人员是老年大学开展档案管理工作中存在的主要问题,导致工作形式单一化、管理效率低等,问题比较多。

  二、老年大学实施档案管理的策略

  (一)更新管理观念。

  在老年大学中,档案管理占据着十分重要的地位,如果不进行档案管理,必然导致档案杂乱无章,但是就目前来看,老年大学的档案管理没有做到与时俱进,多数管理方法采用的是人工管理方式,很容易出现不同的管理方式。传统的保管方式,在使用与管理中存在占用空间大和不易存储等特点,在现代化技术快速发展中为各领域带来新的机遇,同时为档案管理带来新的发展机遇。数字化档案管理主要是在互联网技术和扫描技术等现代化技术的发展过程中产生的新型信息形态,将各种档案资源转变成数字化档案信息,将数字化作为存储信息的主要形式,从而形成完整的信息库,按照网络化形式进行衔接,借助计算机管理,提供查询和修改等服务。现阶段,数字化档案管理比较普遍,管理人员的管理观念应该与时俱进,为档案管理工作的开展提供强有力的保障。定期组织培训提升管理人员的管理理念,帮助管理人员了解更好的管理方法。除此之外,还可以使用考核法,检测管理人员的管理理念更新效果,分析是否有效果,如果没有效果,则需要改变提升工作人员管理理念的方法。工作人员要定期分析档案管理方法,通过网络学习等,学习最前沿的档案分析管理方法,从而提高档案管理方法的有效性。不同的管理方法适用环境不同,所以需要根据具体环境进行改进。

  (二)引进先进的设备。

  为顺利开展档案管理工作,同时实现数字化管理,硬件设备尤为重要,其中主要包括计算机和互联网等现代化设备,可以保证通过现代化设备和手段存储纸质档案和文书等信息资料。除此之外,应该将软件系统作为重要载体,通过网络系统与数字平台实现信息传输和数据处理。比如利用技术力量,建设适用的信息管理软件,通过数据库建设数字平台,满足信息归类和信息存储等多种功能,借助数字平台实现交互,促使在短时间内以信息化处理新的工作。由于引进先进的设备需要花费大量的投资,所以学校要积极与外界企业合作,创办校内校外联合项目,让更多的企业了解校内的项目,从而愿意主动投资。老年大学需要引进的项目很多,所以需要引入的设备也很多,校方可以根据老年大学的实际需求,选择最实用的项目,根据这些项目引进设备,进而不断增加新的设备。完善档案管理内部设备,防止设备出现纰漏,设定系统,如果出现纰漏,要及时修补。

  (三)提高技术水平。

  数字化档案管理应该做到固定化,例如纸质档案,应该利用扫描仪扫描照片,利用照相机拍摄照片,保证档案内容的真实性。录音和影像资料除永久保存外,还应该备份存储,电子文档应该保证草稿和修改稿统一管理归档。修改稿应该保留改稿人的姓名与草稿字样等修改的信息,保证整套归档的文件固定化,不可改变。另外,还应该发挥缩微技术和现代科技的作用,确保真正达到数字化管理的目的。档案内容将涉及保密和安全等信息,需要为老年人提供高质量的信息服务,因此保证档案资源数字化管理是建设信息化档案的前提。故此,应该制定科学严谨的安全措施,确保在传输信息的过程中不会泄露或者篡改信息。档案管理保密工作主要包括下面几个方面:1.确保存储信息的安全性,档案存储时应该自带具有备份功能的服务器,工作站和办公网络相衔接,并且还需要利用光盘库刻录备份;2.确保档案信息平台与系统安全运行,网络系统应该采取物理隔断或者防火墙等安全措施,配备加密产品和检测系统,防止病毒入侵和受到黑客攻击,确保网络系统的安全性,确保应用系统及数据信息不会受到破坏;3.确保登录者身份安全,制定权限管理及身份认证,通过输入动态口令和身份认证等形式,严格控制登录者的身份,保证管理系统登录的安全性。由于老年人面对先进的技术接收比较慢,所以需要一点一点让老年人接受,通过先教授教师,再让教师教授学生,帮助学生吸收新的知识和技术。除了提高档案管理的技术水平之外,还要提高管理制度,管理制度作为技术保障,防止服务出现失误。目前的老年大学档案管理人员行为得不到规范,所以很容易出现工作失误,影响档案的顺利运行。

  (四)提高服务质量。

  开展档案管理的主要目的是共享信息资源,为教学管理提供高质量的服务,提高教学质量,提升老年学生的满意度,其中档案管理是达到上述目标的重要途径。档案管理的价值主要是借助档案查询实现,从某种意义上讲,档案查询工作质量将直接影响档案管理工作。档案管理者应该提升服务态度,提升服务质量。建立健全检索工具,编制利用价值高的编研资料,借助计算机开展档案管理的工作,促使管理方法更加科学化和标准化,强化档案管理服务功能,从而为老年学生提供高质量的服务。收集工作是开展档案管理的起点,相较各环节处在特殊地位。档案收集与存储是提供信息资源的前提,若没有搜集整理档案,便不能保证档案资料的系统性和完整性,因此应该定期收集各种数据资料,保证档案资料的完整。定期整理收集的档案材料,按照不同门类和不同载体进行划分,保证做到相互印证和相互补充,从不同角度出发,体现学校各时期历史面貌。在档案管理中,这项工作不可流于形式,整理无使用价值的档案,也不能将价值高的资料放在普通档案库内。为发挥档案管理的作用,老年大学的管理者应该培养教职工正确使用档案的意识,正确认识到合理应用档案可以提升工作效率,为学校发展奠定基础。如果不提高档案服务质量,那么必然会对老年大学发展产生极大的影响,工作人员需要明确档案的服务方向,分析档案接下来发展的目标,分析服务职能,确定政治方向,明确档案使用方案,积极开发,通过计算机检索等方法保证服务质量。对服务人员的工作水平进行优化,设定严格的工作纪律,同时设定赏罚措施,如果工作人员能够按照正常的方法进行工作,则可以实施奖赏,如果工作人员不能按照正常的方法进行工作,则要进行一定的惩罚。

  三、结语

  综上得知,在信息化时代快速发展过程中,数字化的档案管理优势逐渐突显,档案管理实现数字化成为主要趋势。首先管理者应该清醒认识档案管理的意义,基于管理观念,提高管理人员综合素养,提升服务质量,确保老年大学的档案管理工作顺利进行。
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