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大学行政管理信息化建设的问题及优化路径

发布时间:2022-03-31 17:41 作者:原创 浏览:234

  摘    要: 行政管理信息化建设是教育信息化中的重要环节,目前我国高校依托大数据平台、网络信息技术和新媒体等手段,正在从数字校园阶段向智慧校园过渡,但在全局性规划、信息集成共享、人员专业素养和制度体系完善等方面还存在一些问题。当前高校建设发展过程中,高校行政管理改革是高校治理现代化的助推器,是管理工作顺利得以开展的重要保证。因此,高校必须运用信息化手段,用先进的信息化新理念、新方法变革传统行政管理模式,拓展融合信息资源,实现内部资源畅通共享,提升行政管理工作效能和信息化应用水平,推进高校治理体系和治理能力现代化。

  关键词: 信息化建设; 行政管理; 治理体系; 治理能力;

  学校治理体系和治理能力相互依存,相互促进,引领并应用于高校的教育教学管理中。高校治理体系和治理能力现代化是新时代实现高等教育内涵式发展的内在需求,而行政管理信息化建设作为高校治理的重要一环,是当前高校行政管理改革和高校现代化发展进程中的重要保障。

  一、深化高校行政管理信息化建设的意义

  高校行政管理信息化,是指通过现代化网络信息技术和大数据平台等方式将信息技术与信息资源融合,完善行政机构职能,优化行政人员结构,提高管理制度执行力,集成共享信息资源,提升高校行政管理效能。
 

 

大学行政管理信息化建设的问题及优化路径


 

 

  (一)高校行政管理信息化是高校发展建设的必经之路

  随着信息技术的蓬勃发展,社会逐渐进入数字化时代,各个领域对大数据、新媒体等的依赖越来越强,信息化成为行业发展的必经之路。而以传统模式为主的行政管理方式已无法与当前的迅猛发展的信息化教育同步,教育部《2020年教育信息化和网络安全工作要点》指出,要深入推进教育信息化,优化升级软硬件设施,加大投入力度,加强教育管理信息化的顶层设计和统筹管理,推进信息系统整合共享,开展数字校园建设试点,构建智慧校园环境,推动教育信息化融合创新发展。因此,深入推进信息化建设势在必行。高校必须运用信息化手段,用先进的信息化新理念、新方法变革传统行政管理模式,拓展融合信息资源,实现内部资源畅通共享,提升行政管理工作效能和信息化应用水平,推进高校治理体系和治理能力现代化。

  (二)高校行政管理信息化是提升高校治理水平的必要前提

  经过近30年的发展建设,我国高校信息化建设经历了网络化校园和数字化校园的变革,正在向智能化校园全面迈进。在深化高校行政管理信息化过程中,需要高度依赖互联网和现代信息技术,通过不断挖掘分析、合理运用各类数据,让信息化数据、数字化资源为高校管理决策提供可靠依据,增强学校管理水平和决策科学化能力。同时,高校可以充分发挥挖掘数据信息背后的治理制度缺陷和教育治理体系问题,稳步增强治理制度的供给力。

  二、高校行政管理信息化建设面临的问题

  我国高校依托大数据平台、网络信息技术和新媒体等,结合运用信息化和智能化手段,正在从数字校园阶段向智慧校园积极探索,行政管理工作效率有明显提升,但在实践过程中仍存在一些问题,制约了高校治理现代化的进程。

  (一)全局性规划不足

  随着高校行政管理信息化建设的不断深化,以及社会发展的现实需求,大部分高校积极推进完善数字化平台或系统,围绕教务、人事、科研、财务、资产和档案等工作引进了相应的管理系统或数据平台,如OA协同办公系统基本可以实现无纸化办公,完成线上收发文管理、盖章审批、场馆申请等,极大缩短了审批时间;毕业论文系统可以实现教师全程线上指导,学生从论文选题、开题到答辩也可全程线上完成;档案管理系统则将归档材料数字化,扩大了档案存储容量,优化了查档流程。各个系统的运用均在一定程度上提升了工作效率。但由于缺乏全局性规划,在筹备之初未形成统一的建设规划,不同部门使用的平台或系统并不统一,使得各个部门的管理系统各自为政,各系统之间无法直接访问相互数据,线上线下并行办公,管理人员、教师和学生普遍存在“一人多号”的情况,常出现重复填报数据以及各部门基本数据无法闭合的情况,造成资源浪费,增加账户维护成本的同时阻碍了工作效率的提升。

  (二)信息集成化和信息共享程度低

  在高校信息化建设过程中,相应系统或平台的引进时间并不一致,各类信息分散存在于不同的平台和数据库中,定义和采集相互独立,信息难以交换,形成“信息孤岛”,使大量有用数据难以实现高度共享,加上许多高校管理人员观念陈旧,忽视共享数据信息的采集和保存,也就无法进行更高层次的信息处理,如信息再利用、提供决策支持等,造成许多信息化设备无法有效发挥其作用。另外,由于信息共享程度低,数据更新不及时,不但无法对办学过程中产生的数据进行再利用与分析,还对其他数据的准确性造成影响。

  (三)管理人员信息化素质有待提升

  随着5G技术的发展,在众多高校积极迈向“智慧校园”的大背景下,高校行政人员的管理模式和工作方式也随之发生变化。收发文管理、财务报账和教学管理等均从纸质办公逐渐转为线上,提升办公时效的同时却也增加了技术难度。有调查显示,高校行政人员熟练掌握网络办公技能的较少,大部分人员对信息化办公的认识不够明确,学习新技能的动力不足,缺乏必要的培训和专项提升。同时,由于管理人员信息技术和知识储备不足、专业化程度低,管理观念无法迅速适应当前的新理念,管理效益低下,无法充分发挥信息化管理效能。

  (四)基础设施配备不足

  基础设施配备是实现校园信息化建设的基本前提,软硬件设施的更新程度是制约信息化发展的关键因素之一。虽然目前高校对信息化校园建设十分重视,但由于地区发展不均衡,以及受限于资金投入和技术提升等因素,导致相关设备没有及时更新,硬件设施的滞后进一步制约了软件的配备,无法满足当前信息化办公的需要。

  (五)相关制度不健全

  建立健全信息化相关制度是信息化建设和顺利开展管理工作的重要保障,相关制度的不健全严重制约高校行政管理信息化进程和管理水平的提高。在推进行政管理信息化过程中,多数高校没有形成一套自上而下的管理制度体系,缺乏指导思想和总体规划,不利于后期建设工作的开展;日常管理制度不完善,工作目标和权责划分不清晰,造成不同部门间沟通障碍;最后在信息网络安全方面,一些软件多为各部门自行建设、运行维护,缺乏明确的制度要求,监管缺失,存在信息泄露等安全隐患。

  三、高校行政管理信息化建设优化路径

  (一)以全局观念统筹

  高校行政管理涵盖教务、人事、科研、财务和档案等方面的管理,不同部门的职能、工作方式和工作流程不尽相同,各部门的信息化进程不同步,严重制约工作效率的提升。因此,行政管理信息化建设应从全局出发,构建科学合理的行政管理规划,做好顶层设计,从办学定位、发展方向科学制定信息化建设方案,统筹完善不同部门的信息化管理,优化配置现有资源。

  (二)加强基础设施深化信息共享

  目前大部分高校的网络设施和智慧校园都已较为完善,但由于办公系统的不统一,在行政管理工作中依然保持纸质办公与线上办公并行的办公模式,浪费资源的同时增加了工作人员及师生的工作量。因此,建立内部共享的互通式校级行政管理信息平台迫在眉睫。首先,高校应加强软硬件设施配备,引进先进信息化系统,研发构建集服务与管理一体的共享平台,科学设置数据库和资源共享库。其次,充分依托数据融合技术,及时升级和完善信息化系统,打破各部门间的信息壁垒,实现不同系统间的有效对接,如教务系统、科研系统、图书馆等系统中的用户基础数据互通互联,科研系统、内控系统和财务系统的部分数据互通,可极大提升工作效率。部门信息数据库的共建与共享,是当前行政管理工作改革的内在需求。

  (三)加强管理人员的专业素养

  高校信息化建设离不开人才保障,管理人员的执行力体现了信息化管理的应用水平,但部分高校行政管理人员信息化专业水平不高,对信息化相关工作重视程度不足,致使信息化管理手段无法充分发挥其效能。在此情况下,高校应高度重视行政管理人员信息化技术培训,分级分层进行专题培训,增强管理人员的信息化意识,在日常管理工作中能主动适应信息化管理要求,提升管理人员的专业素养。另外,根据信息化建设的现实需求,高校可引进高水平专业人才或设置专职信息化工作人员,做好专业人才的梯队建设,全方位提升信息化管理水平。

  (四)完善行政管理信息化管理制度

  制度现代化是推进高校治理现代化的先决条件,制定科学合理的规范化制度是高校行政管理实现目标的重要基础,同时也是行政管理信息化平台建设的重要前提。因此,高校在信息化建设的过程中应建立健全各项管理制度,明确指导思想和建设目标,统筹规划,形成完整的制度体系;成立信息化建设的常设机构或领导小组,构建严格的管理责任制;完善信息化管理日常工作制度,从责任目标、软硬件管理、网络维护、安全监管等方面规范和引导行政管理人员日常工作,为高校行政管理信息化建设提供有力保障。

  四、结语

  我国持续推进高校行政管理信息化建设已取得一些成果,但在当前数字化时代背景下,高校行政管理信息化建设应积极适应网络化、信息化的社会发展要求,从全局出发,在促进信息共享、提升人员专业素养、完善基础设施和规章制度等方面持续深化改革,通过信息化手段变革和优化行政管理方式,逐步形成适应新时代发展的高校行政管理新模式,全面提升高校治理现代化水平。

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